Seit die EU 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verabschiedete, mussten Unternehmen ihre E-Mail-Marketing-Praktiken überdenken. Die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften sind kein Scherz – ein einziger Fall wie die Millionenstrafe von 746 Millionen Euro gegen Amazon ist Beweis genug dafür.
Andererseits ist die DSGVO kein Hindernis für den Erfolg von E-Mail-Marketing-Kampagnen. Unternehmen, die ihre Zielgruppe sorgfältig segmentieren und Strategien entwickeln, erzielen nach wie vor Renditen und – was noch wichtiger ist – sie pflegen sinnvolle Beziehungen zu den Abonnenten. Wenn Sie diesen Effekt erzielen möchten, lesen Sie weiter. Unten werden wir die wichtigsten Vorschriften auflisten, denen Marken entsprechen müssen, einige Risiken analysieren und die besten Praktiken anbieten, um weiterhin Leads mit Ihren E-Mail-Marketing-Kampagnen zu gewinnen.
Wichtige DSGVO-Compliance-Konzepte
Die DSGVO der EU enthält mehrere Artikel, die alle auf eine sichere und faire Verarbeitung personenbezogener Daten abzielen. In Bezug auf die E-Mail-Kommunikation sollten jedoch vier Hauptkonzepte im Vordergrund stehen.
Explizite & Informierte Zustimmung
Die Einholung der expliziten und informierten Zustimmung von Abonnenten ist wahrscheinlich die bedeutendste Änderung durch die DSGVO. Das bedeutet, dass jeder künftige Empfänger freiwillig seine E-Mail-Adresse mit der Marke teilen und bestätigen muss, dass er bereit ist, Werbeangebote zu erhalten.
Die vor der DSGVO übliche Praxis, Website-Besuchern vorausgefüllte Kästchen anzubieten, die sie für wöchentliche Werbe-Newsletter anmelden, ist somit Vergangenheit. Heute ist es zwingend erforderlich, dass Abonnenten diese Kästchen selbst aktivieren – und idealerweise sollten sie wählen können, wie viele Kästchen sie ankreuzen.
Transparenz & Rechenschaftspflicht
Diese Vorschrift ist die logische Fortsetzung der vorherigen. Die „explizite und informierte“ Einwilligung erfordert von Marken, transparent mit ihren Richtlinien umzugehen. Dies beinhaltet nicht nur, wie oft das Unternehmen Marketingmaterialien versenden wird, sondern auch welche persönlichen Daten die Marke sammeln und wie sie diese vor Phishing-Versuchen schützen wird.
Der einzige Weg, dem zu entsprechen, ist es, in den Opt-in-Formularen immer Links zur Datenschutzrichtlinie des Unternehmens aufzunehmen. Es ist aber auch wichtig, diese Richtlinie leicht verständlich zu machen. Die alte Ausrede „Liest sowieso keiner“ wird Ihnen nicht weit bringen. Marken, die ihre Richtlinien absichtlich schwer verständlich machen, riskieren rechtliche Konsequenzen und empfindliche Geldstrafen.
Löschoption für Abonnenten
Nach der DSGVO haben alle E-Mail-Abonnenten das Recht auf Vergessenwerden. Das bedeutet, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden müssen, wann immer sie dies verlangen. Wenn jemand den Newsletter abbestellt, müssen auch alle zuvor gesammelten Daten gelöscht werden.
Sicherung der Abonnentendaten
Die Zahl der Phishing-Angriffe nimmt stetig zu und wird immer raffinierter. E-Mails sind besonders anfällig für Phishing-Angriffe, weshalb Unternehmen verpflichtet sind, die höchstmögliche Sicherheit für die persönlichen Daten der Abonnenten zu gewährleisten. Dies beinhaltet viele Maßnahmen, von der Minimierung der Datenerhebung und -analyse bis hin zur Verschlüsselung aller sensiblen Daten und der Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen. Sollte das System dennoch angegriffen werden, haftet das Unternehmen – ein weiteres großes Risiko für Unternehmen, die E-Mail-Marketing unter der DSGVO betreiben.
Diese Punkte fassen im Wesentlichen alle wichtigen Regeln zusammen, denen sich E-Mail-Marketer bei der Durchführung ihrer Werbekampagnen halten müssen. Lassen Sie uns nun die besten Praktiken untersuchen, um die Risiken zu mindern und weiterhin mehr informierte Abonnenten für Ihre Mailingliste zu gewinnen.
Beste E-Mail-Marketing-Praktiken zur DSGVO-Konformität
Beim E-Mail-Marketing laufen die obersten DSGVO-Punkte auf nur vier wesentliche Aspekte hinaus. Die besten Praktiken sind vielfältiger und hängen weitgehend von den Besonderheiten des Unternehmens ab. Dennoch können Unternehmen mit den im Folgenden beschriebenen Taktiken nichts falsch machen.
Verwendung einer klaren Sprache zur Einholung der Zustimmung
Die Vermeidung jeglicher Mehrdeutigkeiten ist der sicherste Weg, um der DSGVO zu entsprechen. Benutzen Sie in allen Anmeldeformularen eine klare Sprache. Vermeiden Sie Rechtsjargon oder Mehrdeutigkeiten. Erwähnen Sie ausdrücklich, welche Art von Materialien die Abonnenten erhalten und wie oft.
Zum Beispiel: „Durch Ihre Anmeldung für unseren Newsletter stimmen Sie zu, monatliche Updates über unsere Produkte zu erhalten.“ Hier liegt der Schwerpunkt auf „stimmen zu“ – gemäß der DSGVO zählt in erster Linie die Zustimmung des Nutzers.
Berücksichtigen Sie granulare Zustimmungsoptionen
In manchen Fällen könnten Marken daran interessiert sein, unterschiedliche Werbematerialien zu versenden. Wenn ja, ist die beste Praxis, mehrere Kästchen anzubieten, die Website-Besucher abhaken können. Die Trennung von monatlichen Newslettern und Rabatten/Aktionen ist eine solide Strategie, die den Nutzern ein gewisses Maß an Kontrolle über die Materialien gibt, die sie er
Die Trennung von monatlichen Newslettern und Rabatten/Aktionen ist eine solide Strategie, die den Nutzern ein gewisses Maß an Kontrolle über die Materialien gibt, die sie erhalten. Auf diese Weise können Marketer zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen – sie entsprechen der DSGVO und stellen sicher, dass ihre Marketingmaterialien aufnahmebereite Abonnenten erreichen, die freiwillig zugestimmt haben, sie zu erhalten.
Die meisten Marken können ihre Werbematerialien wie folgt trennen:
- Rabatte und Aktionen
- Newsletter
- Produktupdates
- Tutorials und Erklärvideos
All diese können in unterschiedlichen Formen kommen – E-Mail-Updates, Podcasts, Blogs oder Videos. Dennoch ist die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers in jedem Fall eine Voraussetzung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Und denken Sie daran, dass Marken diese Kästchen nicht mehr vorauswählen dürfen – die Entscheidung liegt nun vollständig beim Nutzer.
Machen Sie die Datenschutzrichtlinie leicht zugänglich
Im Rahmen der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, ihre Datenschutzrichtlinie leicht zugänglich und verständlich zu machen. Sicher, anders als bei den Anmeldeformularen lassen sich in einer umfassenden Datenschutzrichtlinie nicht alle Rechtstermini vermeiden. Der beste Rat ist hier, das Dokument gründlich durchzulesen, um jegliche Mehrdeutigkeiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass jeder es verstehen kann.
Verstecken Sie nicht die Abmeldemöglichkeit
Dies ist ein absolutes Muss – selbst Nutzer mit den grundlegendsten Computerkenntnissen sollten keine Schwierigkeiten haben, sich von Newslettern abzumelden. Stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Werbemail, die Sie versenden, einen Abmeldelink aufnehmen. Es ist zwar in Ordnung, nach dem Grund für die Abmeldung zu fragen, aber stellen Sie sicher, dass die Nutzer den gesamten Prozess mit wenigen Klicks abschließen können.
Die Anforderungen von Google und Yahoo für E-Mail-Versender für 2024 haben eine Ein-Klick-Abmeldung für alle Massen-E-Mail-Versender verpflichtend gemacht.
Nutzen Sie robuste Datenschutzmaßnahmen
Da Unternehmen für jeglichen unbefugten Datenabgriff haftbar gemacht werden, ist es ratsam, einen Datenschutzspezialisten einzustellen und regelmäßige Sicherheitsaudits durchzuführen. Dies beinhaltet die Verschlüsselung, die Überwachung des Datenzugriffs und der Kontrolle, die Unterzeichnung relevanter Sicherheitsvereinbarungen mit Drittanbietern usw. Ohne entsprechend geschultes Fachpersonal könnte der Datenschutz zum Problem werden – zumal kleine Unternehmen genauso anfällig für Cyberangriffe sind wie große internationale Konzerne – oft sogar noch anfälliger, da nur wenige kleine Unternehmen in angemessene Sicherheitsmaßnahmen investieren.
Darüber hinaus wird zur Verbesserung des E-Mail-Datenschutzes und zur Verhinderung von Spoofing-Angriffen dringend die Implementierung von DMARC empfohlen.
Minimieren Sie die Datenerhebung
Ein weiterer solider Rat, der Marken dabei helfen sollte, die DSGVO einzuhalten, ist die Minimierung der Datenerhebung. Diese Vorgehensweise begrenzt den potenziellen Schaden im Falle eines Datenabgriffs und gewährt den Abonnenten die Privatsphäre, die die DSGVO anstrebt. Die Idee ist, so wenig Informationen wie möglich zu sammeln – aber dennoch genug, um eine angemessene Lead-Segmentierung zu gewährleisten.
Für manche Marken wie den Einzelhandel und E-Commerce sollte dies keine Herausforderung darstellen. Vorname, Alter und Geschlecht reichen in der Regel für eine segmentierte Marketing-Kampagne aus. Bei der Bewerbung professioneller SaaS-Software könnte die Situation etwas anspruchsvoller werden. Dennoch ist es wichtig, die Datenerhebung minimal zu halten, um Geldstrafen und andere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Wenn man diese Compliance-Punkte beachtet und die am besten geeigneten Praktiken wählt, um DSGVO-Verstöße zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre E-Mail-Kampagnen reibungslos durchführen können. Letztendlich läuft alles darauf hinaus, die ausdrückliche Zustimmung einzuholen, die Privatsphäre der Abonnenten zu respektieren und ihnen wertvolle Informationen zu senden. Darüber hinaus sind dieselben Praktiken unerlässlich, um den Erfolg jeder E-Mail-Kampagne sicherzustellen – unabhängig davon, welchen rechtlichen Vorschriften die Organisation unterliegen mag.
